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　　9月的北京，無論秋雨陣陣，還是陽光明媚，總有一場場密集的“戰役”在京城各個高校的校園中打響，那就是來自全國的大學新生和家長們，臉上的喜悅，昭示著一段新生活的開始。北理工的校園也不例外，在良鄉校區，每年9月熙熙攘攘人群在幾天內既帶來了數千生機勃勃的新鮮“血液”，隨之而來的也有不可避免的校園運行壓力，為學校管理工作帶來不小挑戰，甚至帶來不必要的社會負面影響。

　　如何做好迎新工作，始終是學校管理部門著力研究和解決的一項重點問題。自去年開始，學校大力實施校園信息化建設，在這個大背景下，運用網絡化、信息化手段，創新迎新工作模式，就提上了學校工作的議事日程，悄然間一場迎新“數字協奏曲”拉開了帷幕，2014年的迎新，也由此“舒緩”了下來。

 

 

 

　　無論是按照傳統模式開展，還是開展全新的“數字迎新”，都離不開對迎新工作本質的剖析。學校在2014年上半年，成立了“數字迎新”領導小組，將涉及迎新工作相關部門力量整合起來，經過多次對工作的研討和調研，從從千頭萬緒的工作中，凝練出重點，抓住了關鍵。通俗說來，就是吃好“飯”，要讓北理工的迎新工作有個好“胃口”。

　　迎新工作需要在每年9月的一兩天內，迎來兩個流量的沖擊，一個是龐大的人流，另一個則是密集的信息流，既要讓人流有序流動，也要快速消化信息，使之融學校各類管理系統。就如同一個人，在短時間內，不僅要吞下大量食物，還要有效消化吸收。

北理工新生入校規模近年來一直保持在3600人左右，這背后更有3600多個家庭，入學報到全家出動已經成為常態，送孩子報到也成為了父母的一種心愿。因此，報到當日出入學校的人流達到上萬人次，并不稀奇，自駕車到校的情況更是不斷增長，為校園管理帶來了莫大的壓力。面對龐大的人流，必須做到有序流動，這是迎新工作順利開展的前提和保障。

　　人的流量可見，更加龐大的信息流隱藏其后。信息化時代，新生入校其實也是信息入校的過程，如何快速準確的豐富考生信息，才是將“考生”變為“學生”的關鍵，也是構建有效管理的基礎。“學校各個部門要想構建起對一名新生的有效信息管理，在數據采集方面至少要達到108項以上，雖然其中包括部分招辦提供的考生信息，但是學校自己需要采集的信息項目也要達到80項以上。”網絡中心屈少杰老師為記者做了詳細分析。學生的校園生活從“衣食住行”到學習考試，都離不開管理信息體系的支撐。快速“進食”，也要快速“消化”。

　　因此，數字迎新領導小組敏銳的抓住這兩個關鍵環節，明確了數字化手段的著力點，最大限度的幫助迎新工作拓展了空間和拉長了時間，讓人員流動更加有序，讓信息獲取更加快捷，迎新工作終于“舒緩”了下來。

 

 

 

　　通過數字化手段實現迎新階段人流的有序流動，其中關鍵就是最大限度的幫助新生和家長對報到流程做到心中有數。以往只能靠現場各類說明、指南，還有志愿者嘶啞的聲音來實現，在嘈雜紛亂的環境下，效果有限。

　　為了充分發揮網絡化和信息化的技術優勢，北理工2014年數字迎新工作，首先啟動了學校迎新網i.bit.edu.cn的建設工作，為各類入學報到信息的發布搭建穩定的網絡平臺，新生通過錄取通知書可以第一時間登錄網站，獲取入學信息。網站貼近新生視角，貼近入學報到和校園生活的實際，運用視頻等多媒體手段直觀的展示了良鄉校區的方方面面，可以幫助新生“決勝千里之外”。迎新網還向新生介紹了大學成長的基本知識和校史校情，幫助他們預熱即將開始的北理生活。

     另一方面，配合迎新網建設的“i北理”微信公共賬號，也是學校第一次嘗試使用新媒體來提升工作成效。“i北理”微信號的投入使用后，在迎新前夕用戶關注量就近2000，成為了報到動態推送的有效助手。同時，“i北理”還從新媒體特點出發，主動編輯撰寫發布網文數十篇，輕松活潑的口氣，貼近學生實際的角度，得到了新生群體的良好評價。

　　正是網絡化平臺的有效構建，不僅幫助新生掌握了校園基本情況和迎新當日的管理要求，更為重要的是首次實現了包括宿舍分配等關鍵信息的提前動態發布，最大限度的幫助新生和家長做好報到規劃。

校園中少了許多帶著行李疲憊的身影，多了不少“心中有數”自信的面孔，不少志愿者“門前冷落”。

 

 

 

　　如果僅僅是通過網絡化手段幫助新生隊報到流程和校園情況做到心中有數，那“數字迎新”也只是做了表面文章。北理工2014年“數字迎新”的最大魅力是在3600余名新生未入校前，就有效建立起一個個“網上班級”，同學之間，輔導員之間，雖素未謀面，但已相熟于網絡，真正做到了“新生未報到，組織已建立”。

　　網絡班級的建立有賴于新生信息的高效搜集，“數字迎新”建設了“網上預報到”系統，最大限度滿足校內各單位的數據需求，并隨錄取通知書發放了登錄要求和填寫說明，每個新生都可以通過網絡，在報到前與家人一起錄入個人信息。網上預報到系統還能預征集學生證件照，僅此一項，就消除了往年證件照采集的排隊長龍，免去了收費環節，真正做到了以人為本。

　　在該系統中，信息的安全“雙向”流動，更是改變了迎新整體工作整體模式，每位學生都具有唯一登錄權限，一些不方便公開的學生個人信息，就可以安全方便的在該系統中進行發布，例如學生宿舍分配情況、學費繳納情況、上網賬號等。

　　不過，系統中最廣受歡迎的還是“我的同學，我的班”這個實用而有趣的功能。來自電子信息類專業的2014級張培陽同學表示:“ 學校的網上預報到系統不僅讓我更便捷地了解學校和同學，報到時心里有底兒，省去了很多跑腿兒的工作。但最讓我覺得有意義的就是可以提前認識班里同學，能更知根知底，能知道大家都來自哪兒，然后還有大家的聯系方式，盡早認識自己的同學和舍友，感覺很不錯！”。

　　通過對信息的完善，就可以在系統中進入自己的網絡班級，看到即將同班的大學同學們，看看有多少男生、多少女生，都來自哪里。在系統中，新生輔導員們公布了聯系方式和班級網上交流群。一個個新生班級，就通過無形的互聯網建立起來，在入學前，同學之間有了溝通交流，輔導員們不僅在后臺辛苦的審核全體學生信息，還實現了對新生們的“一對一”服務，為他們解答包括入學報到、學習成長等方面的各類問題。

　　正式管理工作的網絡化前移，不僅方便了學生，也從根本上改變了迎新工作的內涵，從一場無組織的“遭遇戰”，變成了一場可以組織起來的學生活動。

 

“接力”到“共享”的“華麗轉身”
 

　　消化吸收來自全國3600余名新生的信息，使之融入到學校的各類管理體系之中，還能在較短的時間內完成新生班級劃分、學號分配和宿舍安排等一系列安排，離不開各個迎新單位、學院以及全體新生輔導員們的辛勤工作，也與今年“數字迎新”所帶來的理念轉變，密不可分。

　　往年迎新工作，從錄取開始，招生辦公室、財務處、教務處，后勤集團、保衛處、圖書館和學生處等多部門協同合作，分頭落實好學費扣繳、學號班號編制、宿舍方案制定、戶籍等工作；學院在得到原始招生信息后，進行分班、分學號和宿舍分配，同時做好迎新工作準備。由此可見，信息在不同的單位之間切割、整合和傳遞，既降低了工作效率，又增加了信息錯誤的風險。

今年，“數字迎新”運用網絡化、信息化手段極大的優化了工作流程，通過建設“網上預報到”數字化平臺來實現信息從“接力”到“共享”的“華麗轉身”。

　　“網上預報到”系統，以學生信息為核心、數據共享共建的基本理念，依托網絡，實現新生信息采集過程前移，將繁瑣的事務性工作交由系統來完成，職能部門審核把關，各學院聯動，確保迎新工作成效產生質的飛躍。經過實際運行，該系統顯示出極高的工作效能。

　　以學生分班為例，從8月15日下午2:30，在招辦提交考生信息后，系統實現了自動預分班。當晚9點，全體新生輔導員，不論身處何處，通過網絡對預分班情況進行調整，經相關部門確認后，全校3600余名新生就擁有了屬于自己的集體——130個新生班級順利誕生。以往需要半個多月的工作，依托數字迎新系統，僅用五天便完成，實現了工作效率的飛躍提升，順利保障了下一階段新生數據預采集工作的順利開展。

 　

　　9月3日，迎新日現場，排隊長龍和忙亂的人群已不復存在，取而代之的是目標明確的“匆匆而過”，還有“老朋友”的相見恨晚，入學的喜悅褪去了往日疲憊的神色，更多歡聲笑語回蕩校園。也許，多年后的迎新工作，將與日常工作無異，僅僅是一次全校性的學生活動而已。