檔案館簡介
發布日期：2005-12-07 閱讀次數：
〖第 679期 檔案館建館十周年專刊〗
我校1960年正式建立文書檔案室，實行黨政檔案統一管理。1964年籌建技術檔案工作，文革期間檔案工作中斷，1983年恢復文書檔案并成立了技術檔案室，1987年文書檔案室與技術檔案室合并，成立綜合檔案室，隸屬于校長辦公室領導。與此同時，人事檔案室成立，隸屬于人事處；學生檔案室，隸屬招生畢業生分配處。1995年2月25日，成立檔案館，屬校直屬單位，由常務副校長主管。
目前，檔案館共有專職檔案人員11人，學歷都在大專以上，高級職稱4人。現已建立健全了主管校長——檔案館──各學院、部處職能部門專（兼）職檔案人員三級檔案工作網絡，兼職檔案人員近百人。
檔案館現有館舍面積800余平方米。館藏13種檔案門類，包括黨群、行政、教學、科研、產品、基建、會計、聲像、出版物、人物、設備、外事、實物檔案等。平均每年進館檔案約5000余卷，提供利用3000余人次。截止2004年底，館藏63576卷，照片檔案6320張，底圖1256張，案卷排架總長度1088.14米。
學校已建立檔案分室兩個。
檔案館曾先后被評為兵器部文書檔案工作先進單位；機電部貫徹“檔案法”先進單位；北京市高等學校檔案工作先進單位；學校綜合治理先進單位；1998年通過兵總檔案專家組驗收，1999年率先獲得國家檔案館授予的“國家二級檔案館”；2003年在國防科工委對我校“211工程”“九五”建設項目驗收檢查工作中，我校檔案工作受到了國防科工委領導的好評。2004年我校檔案館當選為北京市普通高等學校檔案研究會副理事長兼秘書長單位。
財會檔案
財會檔案是學校財務處及二級核算單位在財務管理和會計核算等各項經濟活動中產生的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、會計報表等材料，是記錄和反映我校經濟業務的重要史料，是進行會計監督、分析、決策和制定計劃不可缺少的依據和條件，也是經濟研究不可缺少的資料，是學校檔案的重要組成部分。
校檔案館對學校財會檔案工作進行歸口管理，開展業務指導，并進行監督和檢查。
校檔案館現存由財務處計劃科、結算部、基建科歸檔的財會檔案主要包括：會計報表、會計賬簿、會計憑證、工資清冊、借款卡片等材料。
查閱財會檔案需開具證明，提出理由 ，經本單位領導簽字，財務部門領導批準后方可查閱。
實物檔案
實物檔案是指學校在重大活動和對外交流等活動中所形成的具有保存價值的實物。目前我校檔案館收集范圍主要包括：獎狀、證書、錦旗、簽到簿、題詞、印章等。
為豐富館藏，為學校保留下反映學校各個時期、各項工作的珍貴實物，檔案館歡迎各部門積極向館移交具有保存價值的實物。
黨群檔案
黨群檔案是學校在黨群管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料，必須由校檔案館統一集中管理，確保完整、系統、準確和安全，便于開發利用。
歸檔的黨群文件材料必須是辦理完畢的，反映學校黨群部門職能活動全過程的，對學校和社會具有參考作用和憑證作用及研究價值的檔案。
歸檔的重點：以我校形成文件材料為主。特別是全局性、綜合性的文件材料，如：黨委常委會議記錄、紀要、簡報、領導同志講話、干部任免、工作計劃、總結、統計報表和規章制度等重要活動，以及上級機關對我校工作的指示、批復。
基建檔案
基建檔案是學校在基本建設管理和基本建設工程項目活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料等。基建管理和項目建設中形成的文件材料必須對學校和社會當前及長遠具有參考和憑證作用，反映基建管理和項目建設的全過程。必須由校檔案館統一集中管理、確保完整、準確和安全，便于開發利用。
歸檔的主要內容包括：綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件，工程管理文件，施工文件、竣工文件、生產技術準備、試生產基建預算、概算、決算、器材管理等八個方面。歸檔的重點是項目建設各個階段形成的不同載體，形成的文件材料，特別是包括竣工圖在內的全套圖紙。
教學檔案
教學檔案主要負責管理學校在進行教學管理、學籍管理、教學研究等教學活動中形成的檔案。是衡量學校教學管理水平和教育質量的重要標志之一，它是學校檔案的重要組成部分。特別是教學檔案涉及到學生在校學習的一些情況，是學生成長過程中的主要憑證之一。
我校教學類檔案主要包括：上級下達的有關教學工作的文件材料和學校教學改革、培養目標、培養規格、教學規章制度等方面的指示、規定、辦法；本校招生計劃、生源計劃、新生錄取材料及名單；本、專科畢業生，碩士、博士及成人教育畢業生學習成績記載表；學生的學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學）；學生獎勵材料（獎學金、優秀學生、先進班級），以及學生處分材料；碩士、博士研究生學位審批材料和學位論文、授予學位人員名單等；各專業教學計劃、教學大綱；各院、科、專業課程試題庫；各院各專業自編的具有保存價值的教材以及其它具有保存價值的教學文件和材料等。
外事檔案
外事檔案是指學校與外國團體或個人在學術研究、科研合作、人才交流、友好往來等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
需要歸檔的文件材料必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用；必須反映外事管理、外事活動的全過程，保證其完整、系統；必須遵循其自然形成規律，保持其有機聯系，體現涉外工作職能和特點。其內容包括：綜合管理出國（境）、來校任教、講學、進修、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學生工作等方面。歸檔的重點主要放在重大涉外和國際合作項目，留學生工作活動中形成的不同載體的文件材料。
我校外事檔案的歸檔部門主要由：校辦、國際交流合作處、人事處、留學生中心。外事管理部門將立好的案卷整理好，在次年的六月底前向學校檔案館移交。
行政檔案
行政檔案是在學校行政管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料。需要歸檔的文件材料必須是辦理完畢的反映學校行政部門的職能活動全過程的、對學校和社會具有參考和憑證作用的文件。它主要包括：行政綜合、人事、監察、審計、武裝、保衛、總務、檔案、圖書、文博。
歸檔范圍：（1）上級機關下發到學校的有關決定、決議等文件材料；（2）學校與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；（3）本校的請示、報告及上級機關的批復；（4）學校下發到各個部門的規章制度、管理辦法；（5）各院、處工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報；（6）學校處級干部任免的文件材料以及職工獎勵、處分的文件材料；（7）本校職工勞動工資變動、福利等方面的文件材料；（8）本校的歷史沿革、大事記等。
科研檔案
凡在科學研究管理和實踐活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，均屬科研檔案。
科研工作和建檔工作堅持“四同步”管理：即下達計劃任務與提出歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研材料形成情況同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記、評審科研成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的同步。
歸檔范圍：凡是通過驗收的、鑒定的各類科研課題均應在驗收、鑒定2個月后歸檔，歸檔材料按科研課題自然形成規律的順序進行整理（包括科研準備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵、推廣應用等階段），由科研干事、課題負責人整理，立卷后移交校檔案館。否則，申請報獎時檔案不予蓋章，科研管理部門不得申報成果。科研管理性材料由科技處負責在規定的時限內統一歸檔。
產品檔案
產品檔案（產品生產與科技開發檔案）：凡學校設計、試制、生產、經營和銷售產品過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料均屬產品檔案，必須由校檔案館集中統一管理。產品檔案工作必須與生產單位的計劃管理、質量管理和崗位責任制工作緊密配合。在布置、檢查、驗收、總結產品工作時，同時布置、檢查、驗收、總結產品檔案工作。
歸檔范圍：凡對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用的本校產品生產和科技開發活動過程中形成的文件材料均屬產品檔案的歸檔范圍。所歸文件材料，必須反映產品生產管理、經營、銷售管理和產品生產各個環節的全過程，保證完整、準確、系統，必須遵循自然形成規律。保持其有機聯系，必須與實物一致并有成套性。
歸檔的主要內容包括綜合管理、經營、銷售項目的計劃準備、設計、試制與鑒定、規模生產六個方面。重點是各經濟實體的申辦報告、審批材料、業務往來合同、經濟財務和產品設計，試制、生產、營銷各個階段形成的不同載體、形式的文件材料。特別是全套設計、工藝圖紙、關鍵性材料。研制生產部門必須有專（兼）職檔案員集中管理我校的產品生產與科技開發文件材料，負責文件材料的收集、積累和整理工作。研制項目完成后2個月，由研制生產部門負責、科技處資料室協助將全部資料移交校檔案館存檔。
人物檔案
人物檔案是指我校建校以來學術造詣較深，在某一學科領域貢獻突出，在國內外教育界、科技界有一定影響的知名人物以及我校的歷屆校黨政領導的全宗檔案。這些知名人物在長期的實踐活動中直接形成的具有重要保存價值的各種載體的歷史記錄，在一定程度上反映了我校的發展歷史，以及我校各學科領域的發展歷史。體現了我校教育、學術思想及教學、科研管理水平，是我校重要的精神財富和歷史財富。
人物檔案的主要內容包括：知名人物的生平傳記、創作、重要手跡、各種獲獎、任命書、聘書、重要社會活動材料、音像材料、各種評價及紀念材料、珍貴的實物用品、禮品以及對已故全宗檔案構成者的訃告、唁函、唁電等等。
人物檔案的利用：人物檔案原則上不外借，如特殊需要，檔案館可提供復印件。向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人對其檔案享有優先利用權，并可對不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館維護他們的合法權益。
儀器設備檔案
儀器設備類檔案是學校的重要技術儲備，是學校儀器設備管理工作的重要環節和組成部分。我校根據國家檔案法和校情規定：凡屬學校固定資產的、價值在二十萬以上的儀器設備，在其購置、驗收、調試運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中直接形成的具有保存、利用價值的文字、圖表、聲像載體材料、以及隨機材料，均屬設備檔案。各儀器設備管理和使用部門要收集、整理好從申購至使用過程中直接形成的這些重要材料，按時向設備檔案管理部門移交歸檔，任何單位和個人均不能據為己有。
設備檔案主要內容包括：1.綜合管理2.儀器設備項目依據性材料3.開箱驗收4.安裝調試5.運行維修6.隨機資料等六個方面，重點是儀器設備項目的申購報告，論證報告，上級領導的批復、批示，購置合同，設備進口免稅證明，開箱記錄和裝箱單，安裝調試記錄和雙方簽字文件，驗收報告，索賠來往函件，設備全套隨機材料，設備履歷表等。
出版社檔案
出版物類檔案是國家科技文化和學校教學、科研發展的歷史記錄，也是學校檔案的重要組成部分。凡學校在編輯出版報紙、刊物、圖書、音像出版物活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等載體材料，均屬出版物類檔案。
我校出版物類檔案主要包括綜合管理文件、出版物的樣書、原稿、審稿材料等。我校出版社的出版物類檔案由出版社檔案分室進行二級管理。
聲像檔案
聲像檔案是學校各種活動形成，以專門載體記錄有保存價值各種音響、畫面。聲像檔案包括照片、錄音帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤和配套的文字材料。上述材料是要按照一定原則和方法，經過加工整理才能形成聲像檔案。聲像檔案形象活潑，有很高利用價值，是很好宣傳教育材料。
