各有關部門：
　　為做好2016年度舉辦國際學術會議計劃，請根據本單位實際情況，組織本單位的申報工作，于2015年11月10日前將《2016年北京理工大學舉辦國際學術會議計劃匯總表》和《北京理工大學舉辦國際學術會議申請表（普通/大型）》交到國際交流合作處。

聯系人：劉艷紅 電話：4207
地址：2號辦公樓138室
電子郵件：liuyanhong@bit.edu.cn

國際會議的界定：
　　國際學術會議的范疇：是指在我國境內（不含港、澳、臺地區）舉辦的，由我校主辦、或與國內外有關組織、團體、機構共同舉辦或受其委托承辦的雙邊、多邊國際學術會議、論壇、研討會、報告會、交流會等。
　　大型國際學術會議：外賓人數在100人以上或會議總人數在400人以上的一般性國際會議；以及外賓人數在300人以上或會議總人數在800人以上的自然科學技術領域的國際會議。需報國務院審批，應在對外公布前至少提前7個月申報。
　　普通規模的國際學術會議：包括外賓人數在100人以內或會議總人數在400人以內的一般性國際會議；外賓人數在300人以內或會議總人數在800人以內的自然科學技術領域的國際會議。應在對外公布前至少提前4個月申報。

注意事項：
1．未經批準不得擅自對外申辦、承諾舉辦國際會議。
2．根據工信部對國際會議的管理要求，如果在上報會議申請之后變更會議名稱、會議時間、地點等關鍵性信息，須重新申報會議。
3．如計劃在北京以外的地區舉辦國際會議，須先征得當地政府外事主管部門書面同意后方可申報。

舉辦國際會議的流程
第一步：申報
　　1. 根據國際交流合作處通知，以學院或部門為單位報送下一年度擬在國內舉辦國際會議計劃；
　　2. 國際交流合作處審核計劃后，會議組織單位提交正式申請表和請示報告等材料，經各相關職能部門同意，報主管校領導審批；
　　3. 主管校領導審批后，雙邊會議由國際交流合作處下達正式批文；多邊會議報工業和信息化部審批；
　　4. 多邊會議經工業和信息化部審批同意下達正式批文。
第二步：舉辦
　　由申報單位具體組辦或承辦。
第三步：總結
　　會議結束后一個月內，由申報單位向國際交流合作處提交總結。



附件：
1．《2016年北京理工大學舉辦國際學術會議計劃匯總表》
2．《北京理工大學舉辦國際學術會議申請表（普通）》
（此次申報不需填寫學院及后面的審批意見）
3．《北京理工大學舉辦國際學術會議申請表（大型）》
（此次申報不需填寫學院及后面的審批意見）